[업무#4.] 비지니스 이메일, 사내 이메일 이것만은 꼭 지키자.

안녕하세요

Eddie.K입니다. 

 

회사에 입사한 사회초년생이나, 지긋한 연차의 부장님이나, 회사에서 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 채널은 바로, E-mail일 것입니다. 물론 최근엔 사내메신져, 또는 Google Service인 Hangout, MS 커뮤니케이터등을 이용하기도 하지만, 역시나 이메일은 증빙자료로 사용되고, 지속성이 있는 커뮤니케이션 채널이라는 점에서, 중요한 의사소통 수단입니다.

 

그러나, 이메일은 자주 사용하는 만큼 민감하고, 꼭 지켜야할 부분이 있는데요, 오는 그부분에 대해서 조금 이야기해보려 합니다. 

 

 

 

 

1. 이메일 작성 

A. 제목

- 제목은 간결하고, 용건을 나타내는 문구가 좋습니다. 사용하는 Device에 따라 제목이 짤리거나 한눈에 보이지 않는경우가 많으니, 간결한것이 좋습니다. 

OO 거래처 월말 결산 보고 자료. (O)

OO 거래처에서 보내온 월말 결산 보고자료로 OO부장님께 전달받은 자료입니다. (X) - 구어체로 쓰지 않습니다.

 

- 적절한 말머리가 필요합니다. : [ASAP] [팀명] [Gentle Reminder] [필독] [공지사항] 등, 메일의 중요도에 따라, 적절한 말머리를 넣어주면, 메일을 받는 사람으로서, 눈에 띄고 더 가독성이 높아집니다. 

 

B. 본문

- 메일은, 아래와 같은 Flow가 보통 일반적인 틀입니다. 

인사 -> 자기소개 -> 메일을 쓴 용건 -> 그간 진행된 내용 -> 첨부된 파일에 대한 언급 -> 회신요청 -> 끝인사 

 

- 수신자와,  참조인이 많다면, 메일 본문에, 정확히 회신을 해야할 사람을 언급하는 것이 좋다.

- 어느 팀 어느소속에서 무슨일을 담당하는 누구인지 명확히 밝혀야 한다.

- 메일은 Reply와 Foward의 연속이므로, 연관된 내용이면, 새 메일을 쓰지 않고, 기존 메일을 Reply / Fowarding을 통해, 그간 커뮤니케이션 History가 어땟는지, 수신자가 알수 있도록 하는 것이 중요하다. 

- 만약 회신을 받아야하는 Deadline이 있다면 명확히 메일 끝단에, 언급을 주는 것이 좋고, 이 날짜가 어렵다면, 다른 날짜나 다른 제안을 해달라고 정중히 요청하는 멘트도 덧붙여야 한다. 

- 메일에는 "너가 지난번에 말했듯이, 너가 지난번에 알려줬듯이~ " 등의 뉘앙스는 책임소재를 전가하는 것처럼 느껴질수 있으므로, 이런 멘트는 쓰지 않는 것이 좋다. 

 

예시 )

 

[ASAP] 연말 마감 자료 요청

 

안녕하세요 OO부장님

 

저는 OOO사의, 마케팅팀 OO제품 세일즈 관리를 담당하는 대리 OOO입니다.

메일을 드리게 된 것은, 연말 일정으로 인해, 이번달 마감 자료를 전달받는 날짜를 변경하기 위함입니다. 

지난번 부장님과 미팅에서 함께 논의했던 내용 중, 마감 자료 요청 기간에 대한 내용이 있었습니다. 

 

그 논의 내용을 토대로, 이번 마감 자료 전달 날짜는 OO, OO일로 하려 합니다. 

해당일까지, 자료를 전달 부탁드리며, 혹시나 이 일정에 문제가 있거나, 어려움이 있으시다면 저에게 언제든지

말씀을 주십시오. 

 

회신을 부탁드리겠습니다. 

감사합니다.

OOO 드림. 

 

 

2. 이메일 채널의 주의사항

 

* 모든 이메일은 사내 서버에 저장된다. - 사내 규정 및, 혹시나 우려되는 내용이 있다면 메일을 이용하지 않는다. 

* 보내야 하나 말아야하나 고민이 되는 내용은 절대 이메일을 통해 보내지 않는다. 

* 보내기 전 수신자와 참조인을 꼭 확인한다, 수신자가 빠지거나 참조인에 없다면, 그 걸로 인해서, 문제가 생길 가능성이 높다. 

* 첨부된 파일이 잘 열리는지 꼭 확인한다.

* 문의가 있을 경우, 문의를 받을 내용을 보낸 나 외에, 다른 한사람 정도 더 적어놓는 것이 좋다. 

* 사내 이메일은 책임 소재를 파악할 때 증빙자료로 이용되므로, 꼭 필요한 자료는 보관해놓는 것이 좋다. 

 

 

오늘은 이상 간단하게 이메일 작성과 주의사항에 대해 알아보았는데요. 

이 정도만 주의해도, 이메일을 통한 커뮤니케이션에 문제가 없을 것 같습니다. 

 

이상 Eddie. K였습니다.